Laat de bestandsnaam in je CV en Motivatiebrief in jouw voordeel werken

Wanneer je solliciteert op een nieuwe functie kan het zomaar zijn dat je één van de vele sollicitanten bent. Hoe voorkom je dat je onderop de stapel komt te liggen. In deel 1 van deze serie laten we zien hoe de bestandsnaam van je CV en Motivatiebrief eenvoudig in jouw voordeel kan werken.

Je ziet een vacature waarvan je denkt dat deze helemaal bij je past. Je gaat aan de slag en je schrijft een overtuigende motivatiebrief en maakt je CV weer helemaal up-to-date. Er hoeft eigenlijk nog maar één stap gemaakt te worden om succes te garanderen. Deze stap is het opslaan en verzenden van je CV onder een originele naam.

Wellicht vraag je jezelf nu af waarom je deze onder een originele naam moet versturen. De naam het bestand is misschien onbenullig maar het bij de potentiële werkgever net even het verschil maken tussen wel of geen uitnodiging krijgen. Je doet er goed aan om dus even aandacht te besteden en daar gaan wij jou in dit artikel mee helpen.

Wat heel veel mensen doen is om het CV op te slaan als “CV.docx”. Je merkt vast wel op dat dit niet bijster origineel is. Daarnaast is het voor de potentiële werkgever ook vervelend, want als die alle CV’s voor een bepaalde functie in één map zet kan het maar zo zijn dat die dan 10x een CV.docx krijgt. Wanneer je het bestand dus onder een andere naam zal sturen zal je direct opvallen. Initialen of gebruik maken van een complexe naam wordt afgeraden.

Voorbeeld hoe je jouw CV dus niet moet opslaan:

• CV.doc
• cv.pdf
• versie8vanmijncv.doc
• v20170205.pdf

Om direct op te vallen bij de potentiële werkgever is het aan te bevelen om je eigen naam te verwerken in de bestandsnaam van het CV en Motivatiebrief. Hiermee maak je jezelf direct kenbaar en helpt het de werkgever ook om sneller je CV op een later moment weer terug te vinden.

Voorbeelden:

• FransvanDokkumburgCV.doc
• Frans-van-DokkumburgCV.doc
• Frans_van_Dokkumburg.doc
• Frans_van_DokkumburgCV.pdf

Zoals je zojuist hebt kunnen lezen is je eigen naam gebruiken in je CV een goede eerste stap. Wil je nog een stapje verder gaat om jezelf herkenbaar te maken bij je potentiële nieuwe werkgever geven we de volgende tip. Overweeg of je één of twee sleutelwoorden gebruikt die voorkomt in de vacature en verwerk deze in de bestandsnaam. Verwerk absoluut niet meer dan 2 sleutelwoorden anders wordt het een beetje teveel van het goede.

Voorbeelden van dubieuze namen die je beter niet kan gebruiken:

• FransvanDokkumburg-CV-deBESTE.doc
• Frans-van-Dokkumburg-CV-You-know-you-want-me.doc
• FransvanDokkumburgCV-werknemer-van-het-jaar.doc
• FransvanDokkumburgCV-deBESTE.pdf

Voorbeelden die je wel kan gebruiken:

• FransvanDokkumburg-CV-ICT-Architect.doc
• Frans-van-Dokkumburg-CV-Publieke-Zaken.doc
• FransvanDokkumburg-CV-Secretaresse-PMO.doc
• Frans-van-Dokkumburg-CV-Marketing-Manager.pdf

Je ziet dat veel mensen een jaartal of een datum toevoegen aan de bestandsnaam. Meestal wordt dit gedaan omdat ze meerdere versie op de PC hebben staan. Zo kunnen ze in één oogopslag zien welke CV het laatst is bijgewerkt. Voor jou persoonlijk is dit heel erg handig maar voor potentiële werkgevers heeft het geen toegevoegde waarde. Die gaan er immers vanuit dat je CV altijd up-to-date is. Het is in veel gevallen slimmer om de datum in zijn geheel te verwijderen als je deze naar verstuurd. Waarom? Hoe zou het voor de werkgever overkomen als je een CV stuurt met daarin “frans-van-dokkumburg-CV-2013.doc” terwijl we ondertussen in 2017 leven?

En andere manier om het vooral voor jezelf onoverzichtelijk te houden is om een versienummer toe te voegen. Verstuur in geen geval echter een bestandsnaam met daarin een versienummer of woorden zoals ‘herzien’ of ‘geüpdatet’ of ‘laatste versie’. In elk van deze gevallen hebben ze alleen toegevoegde waarde voor jezelf en niet voor de werkgever.

Verstuur dus NIET:

• CVv7_2013.pdf
• CVv7_2013.doc
• Dokkumburg20131704.pdf
• Dokkumburg20131704.doc

Als je ECHT op wil vallen kan je als laatste stap ervoor kiezen om de naam van het bedrijf toe te voegen aan de bestandsnaam. Hiermee zal de potentiële werkgever zien dat je toewijding hebt/zoekt met het bedrijf en dat je hiervoor wilt gaan. Het is wel slim wanneer je de CV naar meerdere werkgevers wilt sturen je de naam elke wel aanpast anders zal het geen (extra) credits opleveren.

Voorbeelden:

• Frans-van-Dokkumburg-CV-ICT-Arcitect-KLM.doc
• Frans-van-Dokkumburg-CV-Beleidsmedewerker-Gemeente-Utrecht.doc
• Frans-van-Dokkumburg-CV-Marketing-Provincie-Overijssel.pdf

• Maak de bestandsnaam niet te lang. Computersystemen laten veelal alleen de eerste 24 tekens zien van de bestandsnaam. Dat is inclusief spaties.
• Gebruik je eigen naam. Dit is het belangrijkste informatie voor je potentiële werkgever.
• Je mag gebruik maken van spaties, hoofdletters of streepjes om woorden te scheiden.

Aangezien vele werkgevers nog niet werken met de laatste versie van Microsoft Office is het aan te bevelen om het bestand op te slaan als Microsoft Office Word 97-2003 bestand. Hiermee voorkom je dat de werkgever jou CV en/of Motivatiebrief niet kan lezen. Binnen Microsoft Office Word kan je deze optie aanklikken als je op “Opslaan Als” kiest en dan als bestandstype voor Microsoft Office Word 97-2003 kiest. Een andere optie is het bestand op te slaan als PDF bestand.

Wanneer je zowel je CV als Motivatiebrief stuurt voor een potentiele nieuwe baan zorg er dan voor dat de bestandsnaam gelijk is. Daarnaast sla je het bestand ook op onder hetzelfde bestandstype. Dus sla je de CV op als een PDF bestand, zorg er dan ook voor dat de motivatiebrief ook als PDF wordt opgeslagen. Consistentie hierbij wordt gezien als ‘oog voor detail’.

Voorbeelden:

• FransvanDokkumburgCV.doc
• FransvanDokkumburgMotivatiebrief.doc
• FransvanDokkumburgCV.pdf
• FransvanDokkumburgMotivatiebrief.pdf

OF

• Frans-van-Dokkumburg-CV.doc
• Frans-van-Dokkumburg-Motivatie.doc
• Frans-van-Dokkumburg-CV.pdf
• Frans-van-Dokkumburg-Motivatie.pdf